Fique por dentro – Portaria CGM 5/2023 para CGM-SP 

Olá, pessoal. Tudo certo? No artigo de hoje veremos o resumo sobre a Portaria CGM 5/2023 para CGM-SP, portaria que institui a Política de Acesso às Informações, Ativos e Pessoas do Poder Executivo Municipal vinculada às atividades de auditoria interna da Coordenadoria de Auditoria Geral (AUDI) da Controladoria Geral do Município (CGM). 

https://legislacao.prefeitura.sp.gov.br/leis/portaria-controladoria-geral-do-municipio-cgm-5-de-24-de-janeiro-de-2023

O artigo será dividido da seguinte forma: 

• Disposições Preliminares
• Solicitação de Informação
• Demais disposições sobre solicitação

Vamos lá? 

Disposições Preliminares 

Iniciemos o resumo sobre a Portaria CGM 5/2023 para CGM-SP pelas Disposições Preliminares.

Competência da AUDI (Art. 2º): terá acesso a pessoas, propriedades físicas, documentos, registros ou informações, em qualquer meio, suporte ou formato disponível, inclusive em banco de dados.

Esse acesso deverá ser realizado pelo agente público da AUDI somente para a realização das tarefas atribuídas a si e utilização apenas para as finalidades definidas para o trabalho (Art. 2, §2º)

Obviamente que a informação de acesso restrito e os dados pessoais ficam protegidos pelas regras da Lei de Acesso à Informação e Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Art. 1, §1º)

Inclusive o Auditor Geral do Município poderá ser requisitado pelo Controlador Geral do Município a prestar esclarecimentos acerca da confidencialidade e salvaguarda de registros e informações obtidos (Art. 2, §3º)

E como será realiza o acesso aos dados/informações?

Por meio dos meios institucionais disponibilizados aos agentes públicos da AUD, conforme os manuais operacionais da AUDI e legislações e normativos correlatos (Art. 3)

Na ausência de procedimento ou fluxo específico, a solicitação de acesso deve ser realizada conforme orientação das chefias imediata ou mediata (Art. 3. §ú).

Solicitação de Informação

Continuemos o resumo sobre a Portaria CGM 5/2023 para CGM-SP, agora vejamos as disposições sobre Solicitação de Informação.

Vamos ver o que a portaria traz no que tange especificamente à solicitação de acesso para fins de planejamento e execução de trabalhos de avaliação, consultoria e monitoramento de recomendações de auditoria.

Auditoria (Art. 4): a equipe de auditoria designada para o trabalho específico poderá encaminhar à unidade auditada solicitações de acesso a pessoas, infraestruturas físicas, dados, informações, documentos, registros, processos, justificativas, planilhas de custos, ou quaisquer outros elementos necessários ao desempenho das atividades. 

Importante frisar que as solicitações somente ocorrerão após o início oficial do trabalho, o qual se dará por meio do envio de ofício de apresentação à unidade auditada através de processo eletrônico administrativo (PAE) específico veiculado no Sistema Eletrônico de Informações – SEI (Art. 4, §1º).

Nesse sentido o PAE deverá ser o canal de comunicação para quaisquer tipos de solicitações, salvo exceções justificadas, a critério do Auditor Geral do Município, observadas as condições e o detalhamento presentes na solicitação (Art. 4, 2º)

A definição do prazo para atendimento depende do volume de informações requisitadas (Art. 4, §3º) e poderá ser prorrogado, por igual período e em até 2 (duas) vezes, pela equipe mediante justificativa plausível (Art. 4, §4º).

E na ausência de resposta? O Auditor Geral do Município poderá conceder uma terceira dilação, sem prejuízo de outras providências a serem tomadas no caso específico (Art. 4, §5º).

Demais disposições sobre solicitação

Finalizemos o resumo sobre a Portaria CGM 5/2023 para CGM-SP outras disposições da solicitação.

Vimos que em caso de ausência de resposta é possível um terceiro prazo, mas e se a unidade auditada responder de forma incompleta?

Simples, a equipe deverá reiterar o pedido, solicitando à unidade a composição ou a complementação dos itens necessários ao perfeito atendimento (Art. 5)

Da forma na ausência de resposta, a critério da equipe, o prazo para atendimento poderá ser prorrogado em até 2 vezes por igual período, com a possibilidade de terceira dilação a critério do Auditor Geral do Município. 

Obviamente que em solicitação de acesso a pessoas ou propriedades físicas, o a equipe deverá levar em consideração as limitações de pessoal, agenda e recursos da unidade (Art. 6).

Como não poderia ser diferente, é possível o compartilhamento de dados e informações obtidos entre agentes públicos da AUDI, com anuência do Auditor Geral do Município, quando forem úteis ou relevantes para o planejamento ou execução de outras atividades no âmbito de sua competência (Art. 8)

E sim, a responsabilidade pela guarda e tratamento dos dados e informações, inclusive os de caráter sigiloso, pessoal ou sensível, estende-se àqueles que receberem o compartilhamento (Art. 8, §ú)

E com outros órgãos? Também é possível.

Os dados e as informações poderão ser compartilhados, mediante solicitação devidamente motivada ou por iniciativa do Auditor Geral do Município, com a Corregedoria Geral do Município, a Câmara Municipal, o Tribunal de Contas do Município, o Ministério Público do Estado de São Paulo, a Polícia Civil, ou outros órgãos de investigação ou fiscalização competentes (Art. 9)

Nesse sentido, caso serem requisitadas diretamente pelos órgãos, caberá ao Auditor Geral do Município ou Gabinete da Controladoria Geral do Município, conforme o caso, responder ao solicitado (Art. 9, §2º)

Considerações Finais

Pessoal, chegamos ao final do resumo sobre a Portaria CGM 5/2023 para CGM-SP. Espero que o artigo tenha sido útil.

Obviamente o artigo traz apenas uma parte da Lei, assim não deixe de estudar o assunto na íntegra por nossas aulas, além de treinar por meio de questões de concurso em nosso sistema de questões.

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